12 passos para não errar ao implantar políticas de home office

Com o avanço da internet e surgimento de tantas ferramentas de comunicação, muitos profissionais de TI já estão exercendo atividades remotamente, pelo menos um ou dois dias por semana. O Brasil regulamentou esse modelo de trabalho, considerado uma tendência no mundo para redução de custos e melhora da qualidade de vida de seus colaboradores.

 

Assim o home office tem se tornado uma alternativa cada vez mais frequente e viável no mercado de trabalho atual, principalmente com a dificuldade de locomoção nas grandes cidades. Mais conhecido na Europa como Smart Working e nos EUA como Workplace Flexibility, permite “mover o trabalho para os trabalhadores, em vez de mover os trabalhadores para o trabalho”, segundo Jack M. Nilles, no livro “Fazendo do Teletrabalho uma Realidade”.

 

No Brasil a adoção dessa modalidade ainda está em processo de construção.

 

Estudo recente da SAP, de agostos de 2014, comprova que o perfil das empresas que adotam a prática de Home Office no país é de origem internacional com uma concentração de 70% junto aos mercados de TI, indústria Química/Petroquímica, P&D, Autoindústria, Eletroeletrônicos e Bens de Consumo. Já os pilares para elegibilidade adotados pelas empresas estão mais direcionados ao nível hierárquico do que propriamente às áreas específicas, sendo que 45% estendem para todos os níveis.

 

E das organizações que já possuem a prática, 42% têm política estruturada, sendo a maior parte delas existentes a menos de cinco anos.

 

Como objetivo da política, as empresas apontam, entre os principais indicadores listados, a flexibilidade no ambiente de trabalho e a melhoria na qualidade de vida. Os itens que apresentam maior destaque em relação aos ganhos para as corporações são a satisfação dos colaboradores envolvidos, o aumento de produtividade, a retenção dos colaboradores e o diferencial no processo de contratação.

 

Sua empresa pretende ter uma política para home Office?

 

Seguem aqui 12 práticas que julgamos consistentes para ajudar no dilema.

 

1. Trabalho remoto não serve para todos

Entenda que nem todos estão preparados para o trabalho remoto e algumas funções não são compatíveis com o modelo. Tudo depende da sua empresa, da cultura corporativa ou até do tipo de trabalho realizado. Fazer uma avaliação honesta da missão da sua organização, dos diversos times e departamentos, funcionários e papéis é o primeiro passo. Os próprios funcionários podem oferecer ideias valiosas de como eles, e suas atividades, podem fazer parte do processo.

 

2. Apenas cancele trabalho remoto por questões de trabalho

Se você precisar negar o trabalho remoto, tenha certeza de fazer de forma articulada e com raízes em justificativas claras de negócios. Escolhas pessoais não podem ser motivo para negar a opção para pessoas ou equipes.

 

3. Estabeleça metas claras

As vantagens do trabalho remoto estão muito bem documentadas - aumento de produtividade, satisfação dos funcionários, menos tempo gasto de transporte, acesso facilitado a clientes e serviços, redução da pegada de carbono e redução das despesas com escritório. Mas você precisa ter bem claro o que quer ao implementar o programa remoto e como ele vai beneficiar sua empresa. Isso ajuda a desenvolver métricas e critérios de avaliação para determinar se está tendo sucesso ou se precisa melhorar.

 

4. Comece com um programa-piloto

Mudar para um modelo remoto é um grande passo. Experimente a água antes de mergulhar de cabeça. Criar um programa-piloto de menores proporções vai ajudar a otimizar os recursos necessários e avaliar se tudo o que precisa ser definido está mesmo no lugar. Coisas como hardware, software para acesso remoto e treinamento dos funcionários, por exemplo.

 

5. Crie políticas consistentes de trabalho remoto

As políticas precisam incluir inputs do RH, departamento jurídico e até mesmo de sindicatos, se necessário. Certifique-se de que elas espelham as responsabilidades de empregados e empregadores; endereçam todas as expectativas e incluem um check-list de equipamentos e recursos necessários para garantir que o trabalho remoto possa ser feito (acesso a internet, equipamento, software de segurança, dispositivos móveis etc.). Qualquer funcionário que venha a requisitar trabalho remoto deveria entender e concordar com os termos e com as ações disciplinares no caso de falhar com as obrigações.

 

6. Dê treinamento

Educação e treinamento são fatores importantes de sucesso em um programa de trabalho remoto. Podem ser meramente técnicos (como usar dispositivos e tecnologias de acesso remoto seguro) ou endereçar práticas de trabalho em grupo para garantir a colaboração entre equipes que estão em locais diferentes. Podem ainda abranger práticas de segurança e ergonomia em casa; ou também repassar questões pertinentes a recursos humanos, como feedback e solução de conflitos.

 

7. Estabeleça práticas de relacionamento entre equipes

Definir regras de como a equipe do escritório vai interagir com equipes remotas pode garantir uma transição tranquila e ajudar a resolver eventuais crises entre quem pode e quem não pode trabalhar remoto. Garanta, especialmente, que a carga de trabalho de quem está remoto é equivalente à carga de trabalho de quem está no escritório, de forma que o senso de justiça e igualdade prevaleça.

 

8. Encoraje os empregados a separar vida pessoal e vida profissional

Para montar um home office é preciso que o funcionário tenha em casa um local no qual possa trabalhar com a porta fechada e longe dos olhos da família. Essa é uma prática essencial. Também assegure-se que todos os funcionários entendem claramente que o trabalho remoto dá flexibilidade mas que não pode ser usado para atender problemas domésticos como falta de babá para os filhos ou cuidados a familiares idosos.

 

9. Reformule processos de avaliação de performance

Um dos grandes desafios de programas remotos é a falta de interação diária, a conversa cara a cara e o feedback. Avaliar o engajamento do funcionário no trabalho pode tornar-se um desafio. As companhias geralmente precisam criar um novo conjunto de métricas de performance para avaliar funcionários remotos.

 

10. Contato direto é fundamental

É importante manter contato humano com os funcionários remotos. Nem sempre é possível planejar uma reunião periódica que reúna todos os funcionários remotos ou não, por isso é preciso definir momentos em que essa reunião aconteça – treinamento, eventos internos, conferências também podem contribuir.

 

11. Checar ativamente o funcionário é essencial

Mesmo que seja apenas por telefone ou videochamada, assegure uma rotina de contato ao menos semanal com cada um dos membros da equipe para garantir motivação e engajamento.

 

12. Resolva os problemas tão logo apareçam

É literalmente impossível que qualquer iniciativa de negócios funcione sem crises ou problemas e um programa de trabalho remoto não é exceção. Lide com crises imediatamente. Funcionários remotos tendem a imaginar problemas maiores que eles realmente são ou eventualmente não ver os problemas pelo mesmo motivo: estão longe do escritório e perdem boa parte do movimento interno e das conversas de corredor.

 

Fonte:computerworld.com.br/